働き方改革に向けたフルフレックスタイム制と作業実績管理の実現に『皆伝！勤務管理』を採用！

株式会社CACクロア様

医薬品開発支援業

株式会社CACクロア様ロゴ
健康と笑顔を求めるすべての人々を「信頼」の絆で結びます。

人々の健康を支え、誰もが笑顔で幸せに暮らせる社会の実現を企業理念に掲げる株式会社CACクロア。
同社は、安全で良い新薬を1日でも早く患者さんに届けるために、優れた業務ノウハウ（CRO）と情報技術（IT）を活かしたサービスを提供している。そして、働き方改革に向けた取り組みの一環として、2017年4月からフルフレックスタイム制勤務を実現し、その勤務管理をサポートするために『皆伝！勤務管理』を導入した。

課題

フルフレックスタイム制勤務を目指す取り組み

株式会社CACクロアは、2016年4月1日に株式会社CACエクシケアと株式会社クリニカルトラストが合併して新たな一歩を踏み出した。社名のクロア(Croit)は、フランス語で「信じる」という意味を持つ。
同社は、CRO（Contract Research Organization：医薬品開発受託機関)にITを組み合わせた先駆的な企業。経験豊富なスペシャリスト集団が、創薬・非臨床から育薬まで、医療・医薬にまつわるあらゆる業務を総合的かつ多角的に支援している。業務の各部門に高い専門性が求められることから、医師や薬剤師、看護師など医療や医薬関係の有資格者から、ネットワークやデータベース、情報セキュリティなどに精通しているITスペシャリスト、さらには社会保険労務士や中小企業診断士など、CRO×ITを強力に支援するスタッフを充実させている。

同社では、合併を機に2社の勤務制度を統合する目的で、勤務管理システムの導入に着手した。その経緯について、人事･総務部 人事グループの金子光普氏は、「合併した1社が外勤の多い職種だったので、柔軟な働き方に対応していくためには、フルフレックスタイム制の導入が必要だと判断したのです」と話す。

フルフレックスタイム制を導入するために、同社では勤務制度を検討する委員会も組織し、各部門から担当者が参加して新しい勤務制度の作成を推進した。並行して、新たな勤務制度に対応した勤務管理システムの選定もスタートした。

人事･総務部
人事グループ　金子光普氏

導入検討

実績、価格、機能において『皆伝！勤務管理』を採用

人事グループと連携して勤務管理システムの導入を推進したのは、同社の企画本部 IT活用推進室。室長の安藤拓哉氏は、導入を検討する段階で「当初は、合併前の各社で利用していた勤務管理システムを採用する方向で検討していました」と振り返る。しかし「改修に必要な期間やコストの問題より、当社の業務において適合性が高く短期導入可能な新しい勤務管理システムを一から選定することにしたのです」と安藤氏は選定の過程を説明する。

既存の勤務管理システムが利用できないと分かると、IT活用推進室では複数の製品検討を開始した。そのうちの1つは「機能や実績は充分で1万人規模でも対応できる勤務管理システムでしたが、コストや開発期間に問題があり、さらに、クライアント・サーバ構成であったため結果的に採用に至りませんでした。他にも、勤務管理はできるが作業実績入力機能を備えた製品は少なく、何社か候補に残しながらも、最終的に『皆伝！勤務管理』を選定しました」と安藤氏。IT活用推進室がWEB活用できる勤務管理システムにこだわった理由は、社員の働き方を改善したいという思いがあった。同推進室の大崎光氏は「外勤のスタッフは、作業時間を申請する目的のためだけに、VPN(仮想プライベートネットワーク)で接続できるモバイルPCを出向先に持ち込んでいました。それが、現場のスタッフには負担となっていました」と説明する。こうした課題を解決するために、どこでも簡単に利用できる勤務管理システムが求められていた。

製品の比較検討のなかで『皆伝！勤務管理』に注目したきっかけおよび選定の理由を、安藤氏は「もともと社内の事務プロセスの電子化を進めていきたいという思いもあり、システム共通基盤としてintra-martの採用を検討していました。その基盤上で稼働する『皆伝！勤務管理』は魅力的な製品でした。また、我々はITの専門家であっても、勤務管理などの業務には精通していません。そのため、採用する勤務管理システムには、コストパフォーマンスだけではなく、フルフレックスタイム制をはじめ勤務管理に精通した会社が開発した、実績のある製品を採用するべきだと考えたのです」と話す。

企画本部
IT活用推進室　室長　安藤拓哉氏

効果

短期間でカットオーバーを実現し現場からも評価

2016年4月からスタートしたフルフレックスタイム制に向けた勤務管理システムの導入は、制度設計を担当していた委員会での要件整理に想定外の時間がかかり、システム導入のプロジェクトがスタートしたのは、2017年1月だった。安藤氏は「具体的なシステムの選定を開始したのは、2016年の10月を過ぎていました。そこから、製品を比較検討したのです。そのため、実績・価格・機能だけではなく、実質的に「3か月」という短期間で本番稼働させるためには、ベンダーのサポート力も必要です。そこも『皆伝！勤務管理』を選んだ決め手でした」と振り返る。そして、2017年1月から「3か月」という限られた期間で『皆伝！勤務管理』の導入を実現した。現場で導入を担当してきた大崎氏は「とにかく、本番稼働を成功させるために、必要最低限のマスター整備に留め、シンプルに運用できるように心がけたことで、短期間のプロジェクトを乗り切ることができました」と話す。安藤氏も「導入プロジェクトの期間は、スミセイ情報システムのSEや営業担当の方々から、強力にサポートしてもらいました。おかげで、短期間での本番稼働を推進できたと思います」と補足する。

2017年4月の本番稼働を迎えるにあたり、システムが正確に作業時間を収集しているか勤務データを人手でも確認するダブルチェック体制で本稼働に臨んだ。結果的に、少しの修正は発生したものの、短期間でのフルフレックスタイム制に対応した『皆伝！勤務管理』の導入が実現した。導入後の現場からは「出向先にモバイルPCを持ち込まなくても、取引先に許可してもらえれば、備え付けのPCからWEB経由でログインして、作業時間を申請できるようになり、とても便利になったという評価をもらっています」と安藤氏は話す。

企画本部
IT活用推進室　大崎光氏

未来

今回のプロジェクトをきっかけに業務システムの統合化を目指す

IT活用推進室では、勤務状況以外に作業実績をリアルタイムで把握できるようにすることも必須要件でした。

『皆伝！勤務管理』は作業実績管理の機能を標準で要しており、CACクロアが独自に構築した帳票システムと連携させることで、これまで手作業で集計していた事務作業の効率化を実現した。「勤務状況や作業実績がタイムリーに把握できるようになり、案件ごとの作業工数などの原価計算に役立てられるようになりました」と金子氏は成果を語る。

今後に向けては「勤務管理だけではなく、経費精算や人事管理システムなど、今回のプロジェクトをきっかけに、他の業務システムとの統合化を目指していきたいです」と安藤氏は抱負を述べた。

会社概要

株式会社CACクロア様

設立
2012年4月2日
2016年4月1日 CACクロア発足
資本金
9,000万円
社員数
1,528名（2017年7月1日）
フルタイム：600名、 パートタイム：156名、その他従業員：772名
事業内容
創薬関連業務、開発業務（モニタリング、QC/QA、DM、統計解析）、
申請業務（メディカルライティング、薬事申請、当局対応）、
安全性情報管理業務（治験、PMS）、メディカルサイエンス関連業務
URL

各数値は2017年7月現在のものです。

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