社員の負担軽減と、複雑な経費精算業務の効率化を同時に実現!

株式会社日建設計様

建築設計業

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1900年の創業以来、建築の設計監理や都市デザイン、それらに関連する調査・企画・コンサルティング業務を展開してきた株式会社日建設計(以下、日建設計)。これまでに手がけたプロジェクトは東京ミッドタウンや東京スカイツリーなど約2万5,000件。最近ではスペインのトップサッカークラブであるFCバルセロナのホームスタジアムの設計者に選定されるなど、広く海外でも実績を積み上げている同社が、経費・旅費精算システムとして選んだのは『皆伝!ワークフロー(経費精算・旅費精算)』(以下、『皆伝!』)。煩雑だった経理業務の省力化・効率化を図るとともに、海外出張時の社員の所在を把握するツールとしても活用している。

課題

出張時のチケット手配など、経理業務の工数の多さが大きな課題!

国内外に多数のプロジェクトを抱える日建設計は出張が多い。以前は新幹線および航空会社の発券機を社内に設置し、経理部員が出張する社員に代わってチケットの手配を行っていた。

「出張手配において、経理部門に相当な工数がかかっていました。チケットの発行や社員への受け渡し、変更手続きのたびに部員や各部事務職員が対応するのですから手がかかるのは当然です」と振り返るのは、コーポレート部門 契約管理部長(導入時 経理部長)の池邊宜仁氏。

国内旅費精算システムは社内で発券したチケットと、出張時に社員が立て替えた費用を合わせて精算するために独自開発したワークフローシステムを活用していた。

この状況を見直すきっかけとなったのは、2008年に起きたリーマン・ショックだ。急激に景気が冷え込むなかで、コスト削減が求められ、その施策のひとつとして事務処理の効率化を迫られた。また、グループ会社の経理業務を日建設計に集約したため、経費・旅費精算の伝票処理数も増加した。

「インターネットでのチケット予約サービスの普及に伴い、チケットの手配や変更が簡単にできるようになっていました。社員自らがチケットを手配して、精算まで処理できれば、業務の合理化につながり、経理部門の事務効率化も期待できると考えました」。

そう語る池邊氏がまず着目したのは、コーポレートカードだ。出張先の75%が東海道・山陽新幹線沿線であることから、東海道・山陽新幹線のチケット予約が行えるカード決済サービスの導入を決定。新幹線や航空券のチケット代はすべて社員立て替えに変更。社内の発券機も撤去することで経費削減を実現した。

但し、海外出張申請・精算はグローバル展開しているからこその悩みがまだ残っていた。

「当社は海外出張が年々増加しています。そして、1回の海外出張で複数プロジェクトの業務を行います。プロジェクトごとの収支管理を行うためには、旅費や日当など、出張の共通費用は複数プロジェクトに按分して計上し、その他の経費は各プロジェクトに紐付けて計上する必要があります。また、使用した通貨ごとに円換算して精算する必要もあります。そのため精算処理が煩雑化し、専任スタッフがかかりきりで対応する状態でした」と、池邊氏は言う。

これらの課題を解決し更なる業務効率化を図るために、国内・海外の出張精算だけではなく、交際費を含めたすべての経費までシステム化を広げようと考えていた。

コーポレート部門
契約管理部長 池邊 宜仁氏

『皆伝!』導入の決め手は、豊富な実績と充実した開発・サポート体制!

「当社の要望を満たすソリューションは、『皆伝!』を含めていくつかありましたが、最終的に決め手となったのは信頼と実績です。『皆伝!』は世界的な企業を含む導入実績が多数あり、開発やサポートも充分な体制を整えていたため安心できました。とりわけ、稼働後のサポートが迅速かつ継続的に期待できることは大きなポイントになりました」と池邊氏。さらに、スマートフォンやタブレットによる申請・承認機能も決定を後押しした。

「それまでは承認状況がリアルタイムに分かりませんでした。経費・旅費精算を全てシステム化できる『皆伝!』を導入すれば、どこにいても申請・承認手続きを行うことができます。承認状況もすぐに画面で確認できるため、管理者をはじめ現場の社員にとっても、メリットは大きいと考えました」。

導入検討

承認処理のIT化やバーコードの活用、コーポレートカード連携で大幅な工数削減を実現!

実際、スマートフォンやタブレット端末で場所を選ばず承認ができることは、管理者層に歓迎されたようだ。

「実は、スマートフォンやタブレットで承認できるシステムを導入するのは、初めてのことでしたので、社内でも注目を集めました」とコーポレート部門 情報サービス部の生井英明氏は言う。「ちょうど、希望者にタブレットを配布したタイミングでもあり浸透しやすかった時期であったのは確かです。管理者が出張中だったり、繁忙期を迎えたりすると承認処理が滞りやすかったのですが、『皆伝!』導入後は、申請・承認の場所を選ばずに処理できるため、申請から承認までのスピードアップに繋がりました」。

経理部門では、どのような運用効果があったのだろうか。コーポレート部門 経理部課長の岡知子氏はこう語る。

「大幅な工数削減を実現することができました。特に効果を実感するのは海外出張精算です。以前はすべて紙で処理していたため、精算時には逐一レートを確認する必要がありましたが、今はすべて『皆伝!』が処理してくれます。もちろん、最終チェックは目視で行うのですが、一次チェッカーの役割を『皆伝!』が果たしてくれるので、確認するべきポイントが絞り込まれて処理スピードも早くなりました。出張の共通費用を按分できる仕組みにしたことが効果を発揮しています。たまにイレギュラーなケースを手作業で処理することがあるのですが、その度に『皆伝!』を導入してよかったと感じています」。

コーポレート部門 情報サービス部
生井 英明氏

さらに経理業務の効率化を促したのが、経理部への領収書到着状況を管理できるようにした確証台紙の活用だ。確証台紙には領収書の提出が必要な明細項目と金額が印字されているため、必要な領収書がすべて貼付されているか、一目で判別できるようになっている。また、領収書の到着状況を『皆伝!』に反映させる仕組みも工夫した。確証台紙にバーコードを印字し、バーコードを読み取ることで、領収書の到着状況を『皆伝!』に反映させるとともに、画面からも領収書の到着状況を確認できるようにした。

「確証台紙は日々、大量に届きます。この確証台紙を迅速かつ正確に処理する必要があるため、確証台紙のバーコードの位置にも拘りました。大量の確証台紙を一気に読み取るためにはどの位置にバーコードが印字されていれば読み取りやすいのかを検討しスミセイ情報システムに協力いただき実現できたので、ストレスなく作業を進めることができています」。

岡氏は、一般社員も『皆伝!』を活用することに大きなメリットを感じているようだと言う。

「社員も画面上で承認状況や、領収書の経理への到着状況がわかるため安心頂いています。また、過去伝票をコピーして起票できることや路線探索ソフトと連携していることで、入力の手間も軽減できました。さらにコーポレートカードと連携させたことで、立替精算が素早くできるようになったことも大きく寄与しています。以前は『いつ振り込まれるのか』という問い合わせが頻繁にありましたが、今ではほとんどなくなりました」。

コーポレート部門 経理部
課長 岡 知子氏

効果

『皆伝!』の機能を、海外出張時のリスクマネジメントに活用!

申請・承認手続きを簡略化し、複雑だった精算業務の効率化を実現した『皆伝!』はそのほかの場面でも活用されている。

「当社は海外出張が多いと申し上げましたが、危機管理の観点から、いつどの国へ行くのか、社員の所在を的確に把握することが課題となっていました」とコーポレート部門 経理部長 田矢 治秀氏。

「ここ数年の間に海外プロジェクトが急速に増えたこともあり、出張も増加しています。『皆伝!』には、データを外部出力する機能も備わっていたため、訪問先の入力内容を工夫すれば社員の所在地を的確に把握できるのではないかと社内で検討しました。
導入当初は訪問先に国名のみ入力する運用でしたが、現在は経由地の空港まで入力するように運用を変更しました。その結果、社員の所在地を正確に把握できるようになりました」。

『皆伝!』によって経費・旅費精算業務の効率化とリスクマネジメントのサポートを実現させることに成功した。

導入事例(日建設計様)システム概要図

未来

今後の『皆伝!』の進化に期待!

今後、どのように『皆伝!』を活用していくことを考えているのだろうか。

「まずは、ペーパーレス化への対応です。電子帳簿保存法が改正されて、証憑書類の電子データ保存が可能になりましたので、当社でも検討していく予定です。更に入力ミスに対する経理部門の確認作業を減らすため、領収書をスキャンし読み取った数字を自動連携できる仕組みや稟議書など他の社内承認手続きへの拡大も視野にいれています」と田矢氏は言う。

「社会環境デザインの先端を拓くグローバルデザインファームズ」というグループ理念を掲げ、その中心として国内外で幅広く活躍する日建設計。『皆伝!』は継続的な機能拡張をはかりながら更なる業務効率化という観点で、同社を今後も支え続けていく。

コーポレート部門
経理部長 田矢 治秀氏

会社概要

株式会社日建設計様

本社
東京都千代田区飯田橋2丁目18番3号
設立
1950年(昭和25年)7月1日
資本金
4億6,000万円
従業員数
単独:1848名 日建グループ全体:2547名(2016年4月1日現在)
概要
社会環境デザインの先端を拓く専門家集団として、設計・監理、都市デザインを中心に、建築と都市のライフサイクル全般にわたる調査・企画・コンサルティングを行う総合設計事務所です。東京ミッドタウンや東京スカイツリーなど国内はもとより広く海外40数カ国でも実績が多数あります。コーポーレートビジョンであるmore than creativeのもと、クリエイティブかつ現実的な視点で社会やクライアントの声に真摯に耳を傾け、よりよい建築・社会環境づくりへの貢献をしています。

各数値は2016年4月現在のものです。

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