敷島製パン株式会社様

国内の約5万9,300店舗にパンや和洋菓子を展開している敷島製パン。
2020年に創業100周年を迎える同社は、「Always Basics」を合言葉に、「パンづくりで社会に貢献する」という創業精神を守りながら、看板商品の「超熟」シリーズでは従来のパンづくりに欠かせなかったイーストフードや乳化剤を不使用にするなど、常に「おいしくて安心」への意欲的な挑戦を続けている。

そのチャレンジ精神は、社内システムの再構築にも向けられ、売上重視に陥りがちだった企業体質から利益重視の経営へと変革するため、ゼロベースでシステム全体を見直すプロジェクトを2011年にスタートさせた。

「当社では、約40年間ホストシステムを運用し、必要に応じて都度手を加えてきました。その結果、ツギハギだらけのシステムになってしまい、市場の変化や時代の流れにしっかりと対応していくには、オープンテクノロジーを用いた基幹システムへの刷新をはかることが重要となりました」と話すのはSPS推進部企画グループ係長の犬飼昭宏氏。

経費旅費精算システムも業務改善や操作性向上の視点を加えて、オープンシステムで再構築することにした。

従来同様に使い勝手が良く、従業員のコスト意識向上を促しながら、利益改善にも貢献できるシステム――。これらの課題をクリアしたのが、『皆伝！ワークフロー』だった。

「取引先別の経費が“見える化”できるというのは大きな魅力でした。“問題の見える化”が経営課題のひとつでもあったため、確実に実行するための手段として導入を決めました。2013年12月に導入してから3年超経ちますが、確かな成果が出ています」と倉田氏は話す。

今までは、いくら経費をかけてセールスをしても、それがどのように利益に結びついているのか裏付けをとることが難しかった。『皆伝！ワークフロー』は取引先別や部門別などの管理項目を設けており、営業部門がどの取引先にいくらの経費を投入したかわかる仕組みを提供した。

倉田氏はさらに
「決して経費の抑制を厳しく統制しているわけではありませんが、現場の管理職も細かくデータが見られるようになり、自然に予算統制がとれるようになってきました。そうした積み重ねの成果で徐々に利益が改善されつつあります」と話を続ける。

「また、『皆伝！ワークフロー』の『事前申請』と『部門別費目別予算』の機能は役立っています。
経費に関して、予算統制をはかることは財務経理部の課題のひとつでした。売上・経費・設備などの予算は立てていますが予算通りにいかないこともあります。ただ経費についてはできるだけ予算通りにいくようにコントロールすべきと思っていました。そうすれば全体の管理がしやすくなりますから」と倉田氏は言う。

『皆伝！ワークフロー』は、「事前申請額」が「部門別予算」をオーバーすると画面表示の数字の色が変わるとともに警告が表示される機能を用意している。申請者である従業員も承認者である管理者も、一目で「今月はちょっと経費を使いすぎた」と把握することができる。もちろん、そうなっても経費が使えないわけではなく、いわば抑止力が機能する状態を作り出したのである。

「財務経理部としても各部門に予算統制の必要性を啓蒙できる材料となって助かっています。各部門にしてみれば、従来の経費使用後の申請以外に、事前申請をする手間が加わったのですから、当初は戸惑いもありましたが新しいシステムのおかげで予算統制ができるようになったと感じています」と倉田氏は話す。

利益改善が進むと同時に、従業員間でのコスト意識も着実に向上している。

この点に関しては、倉田氏も言及している。

「今までは、紙で承認印を押してから本社へ送っていたため、どうしてもタイムラグが生じ、本社での処理にも時間が掛かっていました。しかし、ワークフロー承認で自動連携されるため、経費の月末締めの月ズレが減少し精度が上がっています」

また、本社での処理業務を円滑化するために行ったカスタマイズも有効に機能している。

「営業部員などは車で移動することが多いため、駐車場代などの領収書がどうしても発生します。
電子帳簿保存法がどのように改正されるかで、今後の対応も変わってくるとは思いますが、現時点では領収書を申請書類に添付して本社に送らなければならないフローは外せません。その現状を相談したところ、バーコードで読み取る仕様にカスタマイズしてくれました。
おかげで、証憑が届いていない部門をスピーディに把握できるため、すぐに催促できるようになりました」と佐藤氏は言う。

機能拡張が容易な『皆伝！ワークフロー』の特長を活かしたソリューションであることがわかる。さらに佐藤氏は「『過去案件コピー』は非常に便利な機能で重宝しています。ワンクリックで過去の情報が反映できるので、同じ取引先を回る場合など、過去に類似の申請を行っていた場合、勘定科目を都度確認したり移動区間を入力したりする手間が省けます。電車を使用した場合に都度運賃を確認・照合する必要もなく助かっています」と話を続ける。

本業務以外となる経費申請で、ミスをしないように配慮するのは負担になるものだが、できるだけ負担を軽減しスムーズな入力を行える点が高く評価されている。

現在だけでなく、中長期的な視野に立って運用を考える姿勢は、まさに敷島製パンの合言葉である「Always Basics―創業の原点を忘れず、明日へ大胆に挑戦―」を体現している。「業務をつなぐ、未来をつなぐ」をキャッチフレーズとする『皆伝！ワークフロー』も、同じく大胆に挑戦を続けより業務効率の向上をサポートできるソリューションで支えていく。

• 敷島製パン株式会社
  • （前列：左）SPS推進部 企画グループ 係長 犬飼昭宏氏
  • （前列：中）財務経理部 財務グループ 佐藤真奈美氏
  • （前列：右）財務経理部 財務グループ マネージャー 倉田敏幸氏
• スミセイ情報システム株式会社
  • （後列：左）システムソリューション第2部 上席マネージャ 原田有美氏
  • （後列：右）システムソリューション第2部 コンサルタント 山本圭一郎氏