ワークスタイル変革の基盤作りに『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』を導入！

株式会社丹青社様

ディスプレイ業

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こころを動かす空間をつくりあげるために。

「こころを動かす空間づくりのプロフェッショナル」として、専門性と豊富なネットワーク、自由な発想で、空間づくりに関わるさまざまな人や要素を結びつけ、顧客の課題解決をサポートし、空間に新たな価値を生み出す丹青社。同社は、ワークスタイル変革とワークライフバランスの推進、時間価値の追求に向けて『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』を導入。
交通系ICカードやコーポレートカードとの連携により経費・旅費精算業務の効率が飛躍的に向上した。

課題

ワークスタイル変革・業務合理化を実現するため、経費精算サービス活用の検討へ

「空間創造のプロフェッショナル」として、商業・文化施設など年間6,000件を超えるプロジェクトを手掛ける丹青社は、ホストコンピュータの時代から30年以上、ITシステムを自社で開発してきた。会計人事・勤怠など、基幹業務システムはもちろんのこと、社員の旅費交通費や出張精算、現場で購入する資材・消耗品まで多岐にわたる経費処理に対応するシステムも内製してきた。しかし、課題も多く、経費精算では手入力による誤りや転記ミスが度々発生。交通費精算においては、過去のスケジュールを見返して利用駅の確認後、定期区間の控除をおこなうなど手間と時間がかかっていた。さらに、外出先から申請や承認ができず、書類の回付による業務フローが、申請から支払いまでの期間を長引かせていた。

こうした課題を解決するために、約3年前から同社の経営企画部と経理部が中心となってプロジェクトチームを立ち上げ、経費精算の効率化につながるワークフローを導入する計画がスタートした。その背景について、経営企画部の津久井哲雄部長は、次のように振り返る。

「当社の事業モデルは、建設業に該当するのですが、現行システム導入当時はパッケージ製品の選択肢が少なく、結果的に自社で開発したシステムを運用してきました。内製のITシステムは、会社の業務に則した機能を独自に実現できるメリットはありましたが、基盤部分の社内運用負荷が高い点や不足する機能を申請者や決裁者および経理部門など現場の運用でカバーしていることに課題を感じていました。

また昨今のプロジェクト数増加に伴い、経費申請の件数や金額も大きくなりました。これまでは、各利用者が交通費や各種経費を集計して、紙ベースで申請、経理部門では申請の照合・確認・承認する運用をしていました。そうした現場負荷がかかっている現状を改善できないかと考えて、現在のトレンドや仕組みを取り入れた経費精算に適した外部のパッケージやサービスを活用する検討を開始しました」

経営企画統括部
経営企画部　部長　津久井哲雄氏

導入検討

10数社の経費精算システム検討のなかから『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』を選定

経費精算に特化した外部のシステムを導入するために、IT開発推進課の松本英章氏はリサーチを開始した。その経緯について松本氏は次のように話す。

「初期の段階では、10数社の経費精算システムを検討しました。最終的に、3社の製品に絞り込んだうえで、実際の操作画面や機能、カスタマイズの柔軟性などを比較検討し、評価していきました」

システムの選定にあたり津久井氏は「重視したポイントは3つあります。ひとつは、社内で運用する負荷を減らすためにクラウドサービスであること。2つ目は、使い勝手の良さです。経費精算システムは、社員全員が利用します。それだけに、直感的に操作を理解できて、誰でも抵抗なく使い続けられる画面デザインが重要でした。そして、3つ目は、我々の求める機能や処理を優れたコストパフォーマンスで実現できるかどうかです」と説明する。

長年にわたり社内のIT化に取り組んできた津久井氏が所属する経営企画部では、新しいシステムが社内に受け入れられるかどうかは「利用者が、パッと見て、使いやすそうな印象を与えられるかどうか」と考えていた。そこで、最終選考で残った3製品において使いやすさを特に重視した結果、『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』が選定された。

松本氏は「すでに導入していたintra-martの共通基盤に統合して初期導入コストや運用費用の削減と標準化を推進できる点や、社内システムに適したカスタマイズが柔軟におこなえる多機能さに加え、交通系ICカードやコーポレートカードに対応した多様な入力インターフェースの提供などを評価しました」と選定の理由を話す。

経営企画統括部
経営企画部　IT開発推進課　松本英章氏
導入事例（丹青社様）システム概要図
丹青社様が導入された『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』

効果

交通系ICカードやコーポレートカードを活用し経費精算の効率と時間を大幅に改善

『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』の導入プロジェクトは、2017年1月からスタートした。新しい経費精算システムの導入にあたり、IT開発推進課では経理部門からの要望と現場での使い勝手を向上させるために、多くの工夫を施した。そのポイントについて松本氏は「経理部門では申請時の経費項目の設定ミスを防ぐため、社員が入力する経費の項目について、財務会計の勘定科目に沿った内容になることを要望していました。

『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』では、申請時に経費項目を選ぶと自動的に消耗品や材料などの勘定科目が設定される処理が製品標準機能として実装されており、今も有効活用しています。ほかにもこれまでは申請を紙単位で確認・決裁してきた業務を、証憑台紙にバーコードを印字し読み込むように変更しました。これにより一括決裁が可能となり、申請から経費振込みまでのサイクルが短縮されました。
また、交通系ICカードの利用効果を確かめるために、最初は一部社員、100名から試験的に導入しました」と説明する。

交通系ICカードの導入について津久井氏は「当初は、懐疑的でした。なぜなら、交通系ICカードに保持できる利用履歴数は限られているため、社員は毎日のようにカードの読み取りが必要となると考えたからです。そこで、導入効果があるのか一旦試験運用することにしたのです」と振り返る。

試験運用の結果、交通系ICカードは、まずは本社である東京、そして大阪にある関西支店で導入することとなった。専用の読み取り機にかざすだけで利用履歴が取り込まれるため、申請者は該当ルートを選択するのみとなる。従来の手入力と比べ、ICカード読み取りの便利さを経験してしまうと手放せなくなる、という評価が多かったという。松本氏は「社員が小まめにICカードの読み取りをおこなえるように、社員が出入りする動線にICカードリーダーを配備しました。そうすることで、出社時や退社時にICカードをかざす習慣ができて、利用履歴を取りこぼさずに『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』に登録できるようになりました」と工夫した点を説明する。

そして、導入の成果について松本氏は「全社員にアンケートを取ったところ、回答者の8割が『わかりやすくなった。使いやすくなった。精算に関わる業務が半分に短縮された』という評価をつけました」と話す。さらに『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』による経費精算の合理化や省力化による生産性向上は、ワークライフバランスの推進にもつながり、社内においても高い評価を得て取締役賞受賞に至った。

未来

更なるワークスタイル変革の推進に向けて

今後の取り組みについて松本氏は「さらなる従業員のワークスタイル変革の推進に向けて、現在は東京・大阪の2拠点のみに設置しているICカードリーダーを全国の支店や事業所にも展開していく計画です。『intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費』の操作性の高さは非常に好評なため、支店や事業所展開についてもスムーズに進むと想定しています」と述べる。

また、津久井氏は「パッケージシステムの利用という観点では2018年4月に『intra-mart Accel Kaiden! 勤務管理』を本番稼働させました。スミセイ情報システムには当社の業務改善や効率化につながるソリューションのさらなる提案を期待しています。昨今話題となっている電子帳簿保存法対応、OCR読込等を活用し、ワークスタイル変革や生産性向上を推進する仕組みを加速していきたい」と展望を語る。

会社概要

株式会社丹青社様

設立
1959（昭和34）年12月25日
資本金
40億2,675万657円（2018年1月31日現在）
従業員数
1,157名（連結）／908名（単体）（2018年1月31日現在）
概要
「こころを動かす空間創造のプロフェッショナル」として、店舗などの商業空間、博物館などの文化空間、展示会などのイベント空間等、人が行き交うさまざまな空間づくりの課題解決をおこなっています。調査・企画から、デザイン・設計、制作・施工、運営まで、空間づくりのプロセスを一貫してサポートしています。
URL

各数値は2018年1月末現在のものです。

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