株式会社日建設計様

国内外に多数のプロジェクトを抱える日建設計は出張が多い。以前は新幹線および航空会社の発券機を社内に設置し、経理部員が出張する社員に代わってチケットの手配を行っていた。

「出張手配において、経理部門に相当な工数がかかっていました。チケットの発行や社員への受け渡し、変更手続きのたびに部員や各部事務職員が対応するのですから手がかかるのは当然です」と振り返るのは、コーポレート部門 契約管理部長（導入時　経理部長）の池邊宜仁氏。

国内旅費精算システムは社内で発券したチケットと、出張時に社員が立て替えた費用を合わせて精算するために独自開発したワークフローシステムを活用していた。

この状況を見直すきっかけとなったのは、2008年に起きたリーマン・ショックだ。急激に景気が冷え込むなかで、コスト削減が求められ、その施策のひとつとして事務処理の効率化を迫られた。また、グループ会社の経理業務を日建設計に集約したため、経費・旅費精算の伝票処理数も増加した。

「インターネットでのチケット予約サービスの普及に伴い、チケットの手配や変更が簡単にできるようになっていました。社員自らがチケットを手配して、精算まで処理できれば、業務の合理化につながり、経理部門の事務効率化も期待できると考えました」。

そう語る池邊氏がまず着目したのは、コーポレートカードだ。出張先の75％が東海道・山陽新幹線沿線であることから、東海道・山陽新幹線のチケット予約が行えるカード決済サービスの導入を決定。新幹線や航空券のチケット代はすべて社員立て替えに変更。社内の発券機も撤去することで経費削減を実現した。

但し、海外出張申請・精算はグローバル展開しているからこその悩みがまだ残っていた。

「当社は海外出張が年々増加しています。そして、1回の海外出張で複数プロジェクトの業務を行います。プロジェクトごとの収支管理を行うためには、旅費や日当など、出張の共通費用は複数プロジェクトに按分して計上し、その他の経費は各プロジェクトに紐付けて計上する必要があります。また、使用した通貨ごとに円換算して精算する必要もあります。そのため精算処理が煩雑化し、専任スタッフがかかりきりで対応する状態でした」と、池邊氏は言う。

これらの課題を解決し更なる業務効率化を図るために、国内・海外の出張精算だけではなく、交際費を含めたすべての経費までシステム化を広げようと考えていた。

実際、スマートフォンやタブレット端末で場所を選ばず承認ができることは、管理者層に歓迎されたようだ。

「実は、スマートフォンやタブレットで承認できるシステムを導入するのは、初めてのことでしたので、社内でも注目を集めました」とコーポレート部門 情報サービス部の生井英明氏は言う。「ちょうど、希望者にタブレットを配布したタイミングでもあり浸透しやすかった時期であったのは確かです。管理者が出張中だったり、繁忙期を迎えたりすると承認処理が滞りやすかったのですが、『皆伝！』導入後は、申請・承認の場所を選ばずに処理できるため、申請から承認までのスピードアップに繋がりました」。

経理部門では、どのような運用効果があったのだろうか。コーポレート部門 経理部課長の岡知子氏はこう語る。

「大幅な工数削減を実現することができました。特に効果を実感するのは海外出張精算です。以前はすべて紙で処理していたため、精算時には逐一レートを確認する必要がありましたが、今はすべて『皆伝！』が処理してくれます。もちろん、最終チェックは目視で行うのですが、一次チェッカーの役割を『皆伝！』が果たしてくれるので、確認するべきポイントが絞り込まれて処理スピードも早くなりました。出張の共通費用を按分できる仕組みにしたことが効果を発揮しています。たまにイレギュラーなケースを手作業で処理することがあるのですが、その度に『皆伝！』を導入してよかったと感じています」。

今後、どのように『皆伝！』を活用していくことを考えているのだろうか。

「まずは、ペーパーレス化への対応です。電子帳簿保存法が改正されて、証憑書類の電子データ保存が可能になりましたので、当社でも検討していく予定です。更に入力ミスに対する経理部門の確認作業を減らすため、領収書をスキャンし読み取った数字を自動連携できる仕組みや稟議書など他の社内承認手続きへの拡大も視野にいれています」と田矢氏は言う。

「社会環境デザインの先端を拓くグローバルデザインファームズ」というグループ理念を掲げ、その中心として国内外で幅広く活躍する日建設計。『皆伝！』は継続的な機能拡張をはかりながら更なる業務効率化という観点で、同社を今後も支え続けていく。

本社

東京都千代田区飯田橋2丁目18番3号

設立

1950年（昭和25年）7月1日

資本金

4億6,000万円

従業員数

単独：1848名　日建グループ全体：2547名（2016年4月1日現在）

概要

社会環境デザインの先端を拓く専門家集団として、設計・監理、都市デザインを中心に、建築と都市のライフサイクル全般にわたる調査・企画・コンサルティングを行う総合設計事務所です。東京ミッドタウンや東京スカイツリーなど国内はもとより広く海外40数カ国でも実績が多数あります。コーポーレートビジョンであるmore than creativeのもと、クリエイティブかつ現実的な視点で社会やクライアントの声に真摯に耳を傾け、よりよい建築・社会環境づくりへの貢献をしています。

URL

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